Entenda como trocar de contador sem complicações

Confira como trocar de contador com passos simples

Confira o nosso guia passo a passo de como realizar a troca de contador sem complicações

Trabalhar com um contador profissional é um processo dinâmico em que ambos os lados continuam atualizando seus conhecimentos e compreensão um do outro. É necessário dar e receber continuamente para manter a parceria saudável e produtiva.

Afinal, a contabilidade é uma área vital para manter a saúde, a organização e o funcionamento de sua empresa.

Portanto, se você acredita que a parceria com o seu contador atual já não está gerando bons frutos para o seu negócio, chegou a hora de realizar essa mudança.

Mas como realizar a troca de contador de forma simples e descomplicada? Continue a leitura conosco e confira como realizar esse procedimento.

Leia também:

• Como fazer a troca de contador em São Paulo;
• Troca de Contabilidade em São Paulo;
• Conheça as áreas de atuação e habilidades de um(a) contador(a) para o sucesso de sua empresa!

Quando realizar a troca de contador?

Como foi falado na introdução, você pode trocar de contador a qualquer momento e por qualquer motivo. Entretanto, existem algumas situações que indicam que é hora de realizar essa mudança. São elas:

• Você não está recebendo o serviço que precisa – se você não sentir que seu contador está lhe dando a atenção que você precisa, deixando de atender as necessidades de sua empresa pode ser uma boa hora para trocar de contador. 
• Suas necessidades mudaram – em algum momento, todo dono de empresa precisa mudar de contador porque suas necessidades mudaram. Se você cresceu seu negócio ou mudou sua estrutura, você deve considerar mudar de contador também.
• Seu contador atual não está cumprindo os prazos – se a sua empresa está descumprindo os prazos para cumprir com as suas obrigações, o que pode causar problemas para o seu negócios, também pode ser a hora de realizar a mudança.
• Outros motivos – além das situações acima, outros motivos para mudar de contador são: dificuldade de comunicação, qualidade do atendimento, uso de sistemas desatualizados, falta de proatividade e de conhecimentos atualizados, etc.

Como realizar a troca de contador sem complicações?

Trocar de contador pode ser mais simples do que você imagina quando se realiza as etapas corretas. Veja a seguir quais são elas!

Leia e analise o contrato atual

Antes de realizar a troca de contador, é fundamental analisar o contrato atual para verificar a existência de cláusulas contratuais que estabelecem o pagamento de multas em casos de rescisão contratual.

Essa etapa é importantíssima, pois evitará que a sua empresa seja prejudicada com o pagamento de multas e demais sanções jurídicas devido à quebra do acordo firmado.

Portanto, analise todos os pontos contratuais!

Faça um levantamento de todas as pendências

Analisado o contrato, é hora de verificar se existe alguma pendência deixada por seu contador, ou seja, se há serviços que ainda não foram realizados ou que estão em andamento, como o parcelamento de dívidas junto às esferas do governo.

Atenção: é importante realizar o levantamento dos últimos 5 anos. Assim, você poderá identificar pendências que podem causar prejuízos financeiros e legais para a sua empresa.

Um detalhe importante que precisamos destacar é que, mesmo após a mudança, a responsabilidade por erros e pendências anteriores ainda é do contador que atuava durante os respectivos períodos.

Faça o comunicado oficial da mudança ao seu atual contador

Esse comunicado pode ser realizado via e-mail ou carta registrada em correio, e deve informar alguns pontos importantes, como:

• A solicitação de encerramento do contrato;
• Data final para o término do serviço (regra geral, é de 30 dias após a solicitação);
• Pedido de entrega dos documentos de sua empresa, tanto em versão física quanto em versão digital, bem como senhas e logins;
• Pedido de relatório da situação cadastral da empresa. Assim, será  possível verificar a existência de outras pendências.

Atenção: conforme a norma do CRC, após comunicação oficial do encerramento do contrato, o contador terá o prazo de até 30 dias úteis para entregar a documentação solicitada.

Dentre os documentos solicitados, podemos citar:

• Certificado digital;
• Logins e senhas para acessar os sistemas;
• Livro razão e diário;
• Relatórios contábeis;
• Contrato Social, Requerimento de Empresário ou CCMEI;
• Última DIRF e RAIS enviadas, etc.

Assine o Distrato dos Serviços

O seu antigo contador deverá enviar o Distrato de Prestação de Serviços. Leia o documento com atenção e assine.

Esse documento irá apresentar informações sobre as obrigações realizadas e pendentes, sendo as últimas ainda de responsabilidade desse profissional, a entrega dos documentos solicitados, etc.

Contrate um novo escritório de contabilidade

Ainda que essa etapa apareça como as últimas a serem tomadas para trocar de contador, é fundamental que você inicie a pesquisa por um novo escritório de contabilidade antes mesmo de iniciar a primeira etapa do processo citado neste artigo.

Dessa forma, sua empresa não ficará sem auxílio ao realizar a dispensa do contador.

Mas o que considerar ao buscar um novo escritório de contabilidade? Existem alguns fatores importantes que precisam ser considerados, como:

• Registro junto ao CRC;
• Recomendação de quem usa o serviço;
• Se o escritório oferece os serviços que a sua empresa precisa;
• Bom atendimento ao cliente;
• Preço praticado;
• Uso de soluções tecnológicas atualizadas, etc. 

Ao realizar a escolha do escritório contábil, converse com esses profissionais, apresente as necessidades da sua empresa, seus objetivos e expectativas.

Realizado o acordo entre as partes, analise bem os pontos do contrato e o assine. No momento da assinatura do contrato, também será preenchido o termo de transferência de responsabilidade técnica.

Entregue todos os documentos necessários para o atual escritório de contabilidade

A fim de que o atual escritório possa realizar um trabalho efetivo, é fundamental que você garanta que esses profissionais dispõem de toda a documentação necessária para cuidar da contabilidade de sua empresa, como:

• RG e CPF dos sócios;
• Certificado digital;
• Logins e senhas para acessar os sistemas;
• Livro razão;
• Livro diário;
• Balanço patrimonial;
• DRE;
• Contrato Social, Requerimento de Empresário ou CCMEI;
• Última DIRF e RAIS enviadas, etc.

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Além disso, com os nossos serviços de troca de contabilidade, você terá o auxílio de que precisa para realizar essa mudança de forma segura e descomplicada.

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